Wir Ihr Externer Datenschutzbeauftragter:
Folgende Verpflichtungen hat eine DSB (Datenschutzbeauftragter) nach der DSGVO?
Mit unseren im Einsatz befindlichen DSB bei Ihnen, werden folgende aufgeführte wichtige Aufgaben übernommen:
- Er ist verpflichtet, Unternehmen über bestehende datenschutzrechtliche Pflichten aufzuklären und deren Einhaltung überwachen.
- Er ist erster Ansprechpartner für die Anfragen von Behörden und Betroffenen.
- Er führt das Verarbeitungsverzeichnis (früher Verfahrensverzeichnis).
- Der Datenschutzbeauftragte berät und unterstützt Unternehmen bei der Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO.
- Er ist Ansprechpartner für Geschäftsführung, Mitarbeiter und Vertrieb und Marketing in allen Fragen im Umgang mit Nutzer- und Kundendaten.
Außerdem können Sie bei uns folgenden Manged Service zu Thema Datenschutzservices zum Monatlichen Festpreis mit fortführenden Serviceleistugnen buchen:
- Erstellen und pflegen: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen
- Erstellen und pflegen: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Auftragsverarbeiters, inklusive Import von Kunden bzw. Verantwortlichen.
- Erstellen und pflegen: Vorlagen für Verarbeitungen, die die meisten Tätigkeiten eines Unternehmens abdecken. Arbeiten Sie einfach einen Fragenkatalog ab, die Tätigkeiten werden automatisch erstellt, ausgefüllt und können anschließend angepasst werden. (Es können auch eigene Fragenkataloge erstellt werden, siehe unten).
- Erstellen und pflegen: Vorlagen für technische und organisatorische Vorlagen (TOM), die Sie einfach auswählen, übernehmen und anpassen können.
- Erstellen und pflegen: Erfassung eigener Verarbeitungstätigkeiten und TOM.
- Erfassung der Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter des Unternehmens.
- Erfassung aller verwendeten Software, Hardware und der erstellen Dokumente.
- Inklusive Zuweisung von Hardware an Mitarbeiter (BYOD und COPE).
- Erstellen und pflegen: von Mitarbeitern, Software, Hardware und Kunden/Verantwortlichen.
- Prüfung der Notwendigkeit einer Datenschutzfolgenabschätzung.
- Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen (nach PIA).
- Editierbare Dokumentationen (im Format docx) des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (eigenes Logo, Corporate Design etc.).
- Alternative Ausgabe der Dokumentation im PDF-Format oder als Excel-Tabelle.
- Einfache Erstellung von Mitarbeitervereinbarungen o.ä. durch Textvariablen. Ziehen Sie einfach eine Vorlage auf einen Mitarbeiter, die Daten des Mitarbeiters werden automatisch eingetragen.
- Zu jedem Datensatz können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden.
- Dokumentenverwaltung mit Versionierung etc.
- Konkrete Beispiele für die Anwendung von TOM. Sie können sich eine individuelle Übersicht als PDF-Datei erstellen lassen.
- Musterverträge, die die Anforderungen der DS-GVO berücksichtigen (z.B. für Mitarbeiter, Websites, Auftragsverarbeiter).
- Verwaltung von Betroffenenrechten.
- Erstellen und pflegen: eigener Rechtsgrundlagen.
- Erstellen und pflegen: Grafische Darstellung der Unternehmensstrukturen (Organigramm) und der internen und externen Datenflüsse.
- Aufgabenverwaltung.
- Erstellen und pflegen: Überprüfung der Verarbeitungen auf vollständige Angaben.
- Erstellen und pflegen: Aufbewahrungsfristen für Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten könnten (relevant für die Speicherdauer bzw. Datenlöschung). Diese Fristen können Sie einfach in das Löschkonzept übernehmen.
- Datenschutz-Generator für die Erstellung einer Datenschutzerklärung für Ihre Website. Die Einträge sind editierbar, Sie können auch eigene Einträge hinzufügen.
- Optional können Sie die Datenbank auch in der eigenen Cloud betreiben.
- Löschmatrix zur grafischen Darstellung des Löschkonzepts.
- Funktionen, die sich vorrangig an Datenschutzbeauftragte richten:
- Duplizieren, Exportieren und Importieren von Firmendatenbanken.
- Datenaustausch zwischen den Datenschutzbeauftragten und deren Kunden möglich. Sehen Sie dazu auch den Punkt unten.
- Durchführung von Audits.
- Verwaltung von Fragenkatalogen.
- Integrierte Kontakt- und Aktivitätsverwaltung (Termine, ToDos, Audits etc.)
- Kanban-Board für eine effektive Aufgabenerledigung.
- Import von Kontakten.
- zentrale Verwaltung von Werten (z.B. TOM), die Sie entweder auf die Firmendatenbanken verteilen können oder auf die Sie aus der Firmendatenbank heraus zugreifen können.
- Erstellung von Musterverarbeitungen (bzw. eigener Fragenkatalog), auf die Sie in den einzelnen Firmendatenbanken zurückgreifen können.
- Anlegen und Verwalten von Checklisten
- Versionierung des Verzeichnisses inklusive der TOM
- Bewertung der Verarbeitungen und TOM
- Vergabe von Benutzerberechtigungen
- Erfassung und Verwaltung von Datenschutzverletzungen
- und vieles mehr.
